Odoo

Analysoinut Appwesome

Kun avaan yrityksen hallintaa puhelimella, en halua aloittaa etsimällä oikeaa taulukkoa tai muistamalla, mihin eri sovellukseen kukin tieto tallentui. Tässä on Odoo-sovelluksen vetovoima: se tuo liiketoiminnan hallintaan tarkoitetut työkalut samaan ympäristöön. Ensimmäisellä käyttökerralla kannattaa silti ajatella sitä ennen kaikkea yrityksen laajemman Odoo-kokonaisuuden mobiilina työkaluna, ei valmiina taikaratkaisuna, joka järjestää kaikki prosessit puolestasi.

Odoo on maksuton yrityssovellus, jonka kehittäjä on Odoo S.A. Se kuuluu yritysten hallintaan tarkoitettuihin sovelluksiin, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Sovelluksella on yli miljoona asennusta, ja sen keskiarvo on 3,4 tähteä noin 4 600 arviosta. Arvosana muistuttaa minusta siitä, että monipuolinen järjestelmä voi olla joillekin käyttäjille hyödyllinen mutta toisille liian laaja tai riippuvainen siitä, miten yrityksen kokonaisuus on järjestetty.

Mitä puhelinsovellukselta kannattaa odottaa

Odoon mobiilisovelluksen ideana on tukea yrityksen työskentelyä silloin, kun et istu tietokoneen ääressä. Sen hyöty riippuu siitä, mitä toimintoja yrityksessä käytetään ja miten ne on otettu käyttöön. Tämä on olennainen ero esimerkiksi yksittäiseen muistiinpano- tai laskutussovellukseen: Odoo ei ole vain yksi tarkasti rajattu työkalu, vaan osa laajempaa liiketoiminnan hallinnan ympäristöä.

Minusta ensimmäisellä käyttökerralla on hyvä rajata tavoite yhteen konkreettiseen tehtävään. Haluatko tarkistaa asiakastietoa, seurata työn etenemistä vai hoitaa jonkin muun yrityksesi arkeen kuuluvan asian? Kun tiedät, mitä olet etsimässä, sovelluksen laajuus tuntuu vähemmän hämmentävältä. Jos taas odotat, että jokainen mahdollinen yritystoiminto näkyy heti puhelimessa valmiina ja samalla tavalla kuin tietokoneella, kokemus voi olla erilainen.

Odoon yleiskuvaus nostaa esiin yrityksen toimintojen yhdistämisen, ja sen käytännön arvo näkyy parhaiten silloin, kun eri tehtävien tiedot liittyvät toisiinsa. Pelkkä sovelluksen asentaminen ei kuitenkaan vielä tee työskentelystä yhtenäistä. Yrityksen pitää ensin päättää, mitä se haluaa seurata ja millä tavalla työntekijät käyttävät yhteisiä tietoja. Siksi sovellus sopii paremmin suunniteltuun käyttöön kuin satunnaiseen kokeiluun, jossa avataan valikoita ilman selvää päämäärää.

Ensimmäinen käyttöönotto kannattaa pitää pienenä

Kun aloitat, selvitä ensin, onko yritykselläsi jo Odoo-ympäristö käytössä ja mihin siinä halutaan puhelinta hyödyntää. Jos käytät sovellusta yrityksen olemassa olevan kokonaisuuden osana, pyydä vastuuhenkilöltä tarvittavat kirjautumis- ja käyttöohjeet. Näin et sekoita mobiilisovelluksen asentamista koko järjestelmän perustamiseen. Jos olet vasta arvioimassa Odoota, sovi ensin, mitä yrityksen prosessia haluat kokeilla, ja ota mukaan henkilö, joka tuntee kyseisen työnkulun.

Ensimmäiseksi onnistumiseksi valitsisin tehtävän, jonka tuloksen huomaat heti: esimerkiksi työtilanteen tarkistamisen tai yhden olennaisen asiakastiedon löytämisen, jos ne kuuluvat käytössä olevaan kokonaisuuteen. Älä yritä samalla kertaa ottaa käyttöön jokaista liiketoiminnan osa-aluetta. Rajattu koe auttaa huomaamaan, ovatko nimet, vastuut ja kirjaukset yritykselle luontevia. Jos tiedot ovat epäselviä, ongelma kannattaa ratkaista toimintatavassa eikä vain etsiä sovelluksesta lisää valikoita.

Hyvä kokeilu syntyy myös vertaamalla puhelimessa tehtävää työtä siihen, miten sama asia hoidetaan nyt. Jos työntekijä käy asiakkaalla ja tarvitsee vain tarkistaa työn kannalta olennaisen tiedon, mobiilikäyttö voi vähentää tarvetta palata toimistolle tietokoneen ääreen. Jos taas tehtävä vaatii pitkää tietojen syöttöä, laajaa raporttien vertailua tai usean prosessin rakentamista, tietokone voi olla luontevampi väline. Mobiilisovellus kannattaa nähdä työkaluna oikeaan tilanteeseen, ei pakollisena korvaajana kaikelle muulle.

Miten laaja kokonaisuus näkyy arjessa

Odoo on tarkoitettu liiketoiminnan hallinnan tarpeisiin, ja sen mobiilisovellusta kannattaa arvioida sen mukaan, miten yrityksen käytössä oleva kokonaisuus palvelee arjen tehtäviä. Yritykselle voi olla hyödyllistä, että asiakasasioihin, projekteihin tai talouden prosesseihin liittyvä työ ei hajaannu yhtä moneen erilliseen paikkaan. Käytännössä hyödyn syntyminen vaatii kuitenkin selkeät vastuut: kuka kirjaa tiedon, kuka tarkistaa sen ja mitä työntekijän pitäisi nähdä omassa työssään.

Ajatellaan esimerkiksi pientä palveluyritystä, jossa työntekijä käy asiakkaan luona ja yrittäjä hoitaa samalla päivän muita tehtäviä. Ennen tapaamista työntekijä voi tarvita ajantasaisen käsityksen siitä, mitä asiakkaasta tai työstä on sovittu. Päivän jälkeen yritys tarvitsee yhteisen tavan pitää työn tilanne ajan tasalla. Tässä tilanteessa mobiili työskentely voi helpottaa tiedonkulkua, jos yrityksen Odoo-kokonaisuus on järjestetty tukemaan juuri tätä prosessia. Jos tietoja kirjataan eri tavoin tai kukaan ei vastaa niiden ylläpidosta, sovellus ei itsessään korjaa epäselvää työnjakoa.

Toinen arkinen käyttötilanne on yrittäjän lyhyt tarkistus työmatkalla: onko sovittu asia edennyt, tai löytyykö asiakkaaseen liittyvä tieto ennen seuraavaa yhteydenottoa? Tällainen pieni tarkistus voi olla mobiilisovelluksen luonteva vahvuus, koska tehtävä ei edellytä pitkää työrupeamaa. Sen sijaan puhelimen pieni näyttö voi tehdä monimutkaisesta tietojen vertailusta tai pitkistä kirjauksista hitaampaa. Kannattaa siis erottaa nopeasti tarkistettava asia työstä, joka vaatii rauhallista keskittymistä.

Yksi vähemmän ilmeinen käytännön vinkki on sopia yrityksessä, mikä tieto pitää kirjata heti ja mikä voidaan täydentää myöhemmin. Jos työntekijä tekee lyhyen merkinnän kiireessä, sen pitäisi olla muiden ymmärrettävissä myös myöhemmin. Yhteiset, yksinkertaiset käytännöt auttavat enemmän kuin liian yksityiskohtainen kirjaamisohje, jota kukaan ei ehdi noudattaa. Puhelimella työskentely tekee ajantasaisesta kirjaamisesta mahdollisempaa, mutta samalla se houkuttelee lisäämään tietoja nopeasti ilman riittävää kontekstia.

Ensimmäinen onnistunut tehtävä ja tavalliset kompastukset

Ensimmäinen hyvä käyttökerta ei minusta tarkoita sitä, että kaikki yrityksen tiedot olisi siirretty uuteen järjestelmään. Parempi tavoite on pystyä hoitamaan yksi rajattu tehtävä sujuvasti ja ymmärtää, missä sen tieto sijaitsee. Esimerkiksi jos tiimi seuraa sovittua työtä yhteisessä ympäristössä, kokeile ensin löytää sen tila ja varmistaa, että merkintä kertoo muille riittävästi. Kun tämä toimii, voit päättää, mitä seuraavaa tehtävää on järkevää kokeilla.

Yleinen hämmennyksen aihe on se, että puhelinsovellus ja yrityksen käyttämä Odoo-kokonaisuus eivät ole sama asia kuin valmiiksi rakennettu toimintamalli. Käyttäjä voi kirjautua sisään mutta silti miettiä, miksi tietty näkymä tai tehtävä ei vastaa odotuksia. Silloin kannattaa tarkistaa, kuuluuko asia yrityksen käyttämään järjestelyyn ja onko käyttöoikeus tai työnkulku määritelty oikein. Jos et ole vastuussa asetuksista, pyydä apua järjestelmää hallinnoivalta henkilöltä sen sijaan, että muuttaisit yrityksen käytäntöjä itse.

Toinen tavallinen kompastuskivi on yrittää opetella liian monta asiaa samalla kertaa. Yrityksen hallintajärjestelmässä käsitteet ja työnkulut liittyvät toisiinsa, joten yhden valinnan vaikutus voi olla epäselvä ennen kuin näet, miten tieto jatkaa matkaansa. Kirjoita ylös, mitä haluat saada aikaan, ja kokeile sitä ensin rajatulla tavalla. Jos käyttöönotto koskee koko tiimiä, sopikaa myös, kuka vastaa kysymyksiin ja miten virheelliset merkinnät korjataan.

On myös hyvä erottaa sovelluksen käytettävyys yrityksen prosessien selkeydestä. Selkeä käyttöliittymä auttaa löytämään toiminnon, mutta se ei päätä yrityksen puolesta, mitä tarkoittaa valmis työ, kuka hyväksyy tiedon tai milloin asiakkaaseen ollaan yhteydessä. Jos työntekijät tekevät samoja asioita eri tavoilla, uuden järjestelmän käyttöönotto voi aluksi paljastaa erimielisyydet. Pidän tätä hyödyllisenä havaintona, mutta siihen on varattava aikaa: ohjelmiston valinta ei yksin korvaa yhteistä sopimista.

Millaiselle yritykselle Odoo sopii — ja milloin valitsisin muuta

Odoo kiinnostaa erityisesti yritystä, joka haluaa tutkia useiden toimintojen kokoamista samaan liiketoiminnan hallinnan ratkaisuun ja jolla on valmiutta suunnitella käyttöönottoa. Se voi olla järkevä vaihtoehto, jos eri työvaiheiden yhteiset tiedot ovat yritykselle tärkeämpiä kuin se, että jokaiselle tehtävälle valitaan erillinen, mahdollisimman yksinkertainen sovellus. Myös kasvava yritys voi arvostaa ajatusta siitä, että käyttöä rakennetaan tarpeiden mukaan sen sijaan, että kaikkia mahdollisia toimintoja olisi pakko ottaa käyttöön heti.

Jos yrityksesi tarvitsee vain yhden perustason tehtävän, kuten yksinkertaisen muistilistan tai erillisen tavan pitää yhteystietoja, rajattu sovellus voi olla helpompi oppia ja ylläpitää. Samoin yhden henkilön yrityksessä, jossa tietoja ei tarvitse jakaa tiimin kanssa eikä eri työvaiheita yhdistää, laajemman järjestelmän käyttöönottoon käytetty aika ei välttämättä maksa itseään takaisin. Odoo ei ole automaattisesti paras siksi, että se kattaa paljon; sopivuus riippuu siitä, käytätkö sen tarjoamaa laajuutta oikeaan ongelmaan.

Vertailussa tavallisiin erillissovelluksiin keskeinen trade-off on keskittäminen vastaan keveys. Erilliset työkalut voivat tuntua aluksi nopeammilta ja niiden toimintatapa voi olla tuttu, mutta tietojen ja tehtävien välillä siirtyminen voi hajottaa kokonaiskuvaa. Yhteinen liiketoiminnan hallinnan ympäristö voi puolestaan auttaa pitämään työnkulut lähempänä toisiaan, mutta vaatii enemmän yhteistä suunnittelua ja opettelua. Jos yrityksen tärkein vaatimus on tehdä yksi asia mahdollisimman nopeasti, erikoistunut sovellus voi olla parempi. Jos haasteena on tiedon pirstoutuminen, Odoo ansaitsee kokeilun.

Myös käyttöönoton omistajuus ratkaisee. Jos kukaan ei ehdi määritellä yhteisiä käytäntöjä, kouluttaa käyttäjiä tai selvittää, miten yrityksen toimintatavat sovitetaan järjestelmään, laaja työkalu voi tuntua raskaalta. Sen sijaan yrityksessä, jossa yksi henkilö ottaa vastuun rajatusta kokeilusta ja kerää käyttäjiltä palautetta, eteneminen voi olla hallittavampaa. En suosittelisi valitsemaan järjestelmää vain ominaisuuksien määrän perusteella, vaan arvioimaan, kuka ylläpitää sitä tavallisena työviikkona.

Hinnoittelun ja räätälöinnin kohdalla kannattaa olla tarkkana

Puhelinsovellus on ilmainen, mutta en tekisi siitä suoraan johtopäätöstä, että koko yrityksen tarvitsema Odoo-kokonaisuus on maksuton kaikissa tilanteissa. Yrityksen kannattaa selvittää erikseen, millainen kokonaisuus sen käyttöön sopii ja mitä käyttöönotto käytännössä vaatii. Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun suunnittelet useita toimintoja tai yritys tarvitsee apua järjestelmän mukauttamiseen. Hinnoittelua ei kannata arvioida vain lataamisen perusteella, vaan suhteessa koko suunniteltuun käyttöön.

Räätälöinnin mahdollisuus kuulostaa houkuttelevalta, mutta jokainen muutos lisää myös tarvetta sopia siitä, kuka ymmärtää ja ylläpitää kokonaisuutta. Jos yrityksessä on teknistä osaamista, omien tarpeiden huomioiminen voi olla arvokasta. Jos sitä ei ole, mukautusten laajuus kannattaa pitää maltillisena ja selvittää, miten tavalliset käyttäjät pystyvät toimimaan ilman jatkuvaa teknistä apua. Ensimmäisessä kokeilussa on usein viisaampaa mukauttaa työnkulkuja vain sen verran kuin todellinen tarve vaatii.

Yrityksen on hyvä arvioida myös muutosta ihmisten näkökulmasta. Uusi järjestelmä voi tuntua johdosta selkeältä, mutta arjen käyttäjä miettii, miten nopeasti hän löytää tarvitsemansa tiedon ja lisääkö kirjaaminen työmäärää. Pyydä siis työntekijää kokeilemaan todellista tehtävää, älä vain selaamaan näkymiä. Kokeilun jälkeen kysy, mikä tuntui epäselvältä ja missä vaiheessa hän olisi tarvinnut apua. Näin saat hyödyllisempää palautetta kuin yleisestä kysymyksestä, pitikö sovelluksesta.

Puhelimella työskentelyn rajat ja käytännön vinkit

Odoon mobiilikäyttö on hyödyllisimmillään, kun tehtävä on rajattu ja tieto pitää saada mukaan liikkeellä ollessa. Puhelimella voi olla luontevaa tarkistaa asia ennen tapaamista tai pitää työn tilanne mielessä päivän aikana. Pitkät kirjaukset, monen tiedon yhtäaikainen vertailu ja asetusten suunnittelu voivat sen sijaan olla mukavampia tehdä suuremmalla näytöllä. Tämä ei ole sovelluksen yksittäinen virhe, vaan mobiilin ja tietokoneella työskentelyn välinen käytännön ero, joka kannattaa huomioida työnjaossa.

Yksi hyödyllinen tapa vähentää turhaa selailua on sopia, mitä tietoa työntekijän pitää nähdä ennen kuin hän aloittaa tehtävän. Jos jokainen etsii samoja asioita eri nimillä tai valikoista, ongelma voi olla tiedon järjestelyssä eikä käyttäjän osaamisessa. Kokeile siis työtehtävän läpikäyntiä työntekijän näkökulmasta: mitä hän tarvitsee ensin, mitä hänen pitää kirjata ja kuka käyttää merkintää seuraavaksi? Tällainen pieni kartoitus tekee mobiilikäytöstä tavoitteellisempaa.

Toinen käytännön oivallus on erottaa kiireellinen päivitys täydellisestä dokumentoinnista. Liikkeellä oleva työntekijä saattaa pystyä lisäämään lyhyen tilannepäivityksen, kun taas tarkemmat tiedot on helpompi täydentää myöhemmin. Tämä toimii vain, jos tiimi sopii, mitä lyhyt päivitys tarkoittaa ja kuka huolehtii jatkosta. Muuten tieto jää keskeneräiseksi ja muut voivat tulkita sen valmiiksi. Sovelluksen hyöty riippuu lopulta siitä, että ihmiset tietävät, miten merkintöjä käytetään.

Jos olet uusi käyttäjä, älä huolestu, jos ensimmäinen käynti ei heti paljasta kaikkia yrityksen mahdollisuuksia. Aloita yhdestä sovitusta tehtävästä, pyydä tarvittaessa apua järjestelmän ylläpitäjältä ja tarkista, että onnistunut toimenpide tuottaa oikean tuloksen myös muille. Kun käytäntö toimii, laajenna käyttöä seuraavaan tarpeeseen. Näin uuden työkalun opettelu pysyy konkreettisena eikä muutu loputtomaksi ominaisuuksien kokeiluksi.

Kenelle suosittelisin kokeilua

Suosittelisin Odoota ensisijaisesti yritykselle, joka haluaa tutkia laajempaa tapaa hallita toimintaansa ja on valmis määrittelemään, miten yhteisiä tietoja käytetään. Se sopii paremmin tiimille, jolla on todellinen tarve pitää useita työvaiheita samassa kokonaisuudessa, kuin ihmiselle, joka etsii vain yhtä kevyttä mobiilityökalua. Ensimmäisenä käyttäjänä saat eniten irti siitä, että tiedät oman tehtäväsi ja yrityksen käyttötavan jo ennen kuin alat etsiä sovelluksesta kaikkea mahdollista.

Jos haluat vain nopean ja itsenäisen ratkaisun ilman käyttöönoton suunnittelua, valitsisin ensin yksinkertaisemman vaihtoehdon. Jos taas yritykselläsi on yhteinen tarve vähentää tiedon hajautumista ja joku pystyy koordinoimaan kokeilua, Odoo voi olla kiinnostava valinta. Seuraavaksi kannattaa päättää yksi mitattavissa oleva arjen tavoite, kuten vähentää tietyn asian etsimistä tai tehdä työn tilanteesta helpommin tarkistettava. Näin pystyt arvioimaan kokemusta todellisen työn perusteella, et pelkän ominaisuuslistan mukaan.

Odoo-sovelluksen nykyinen versio on 6.0.6, ja se edellyttää Androidilta vähintään versiota 10. Tämä on hyvä tarkistaa ennen asennusta yrityksen laitteille, etenkin jos käytössä on vanhempia puhelimia. Odoon taustalla oleva ajatus on laaja, mutta ensimmäisen onnistumisen ei tarvitse olla: riittää, että saat yhden yrityksesi kannalta tärkeän asian hoidettua ja tiedät, miten se liittyy muiden työhön.

Mikä ihmeen Odoo?

Aloitetaanpa perusasioista: Odoo on avoimen lähdekoodin ERP-järjestelmä, joka yhdistää useita liiketoiminnan hallintaan liittyviä ominaisuuksia yhteen alustaan. Mieti, kuinka kätevää on, kun ei tarvitse hypätä sovelluksesta toiseen hallitaksesi kaikkea laskutuksesta varastonhallintaan ja projektinhallintaan.

Sovellus on jaettu erilaisiin moduuleihin, joita voit valita yrityksesi tarpeiden mukaan. Tämä tarkoittaa, että voit aluksi ottaa käyttöön vain tarvitsemasi osat, ja lisätä niitä myöhemmin, kun yrityksesi kasvaa tai tarpeet muuttuvat. Kätevää, eikö vain?

Käyttöliittymä ja käytettävyys

Koska kyseessä on liiketoimintaohjelmisto, odotin jotain hieman kömpelöä ja tylsää. Mutta yllätyin positiivisesti! Käyttöliittymä on selkeä ja suhteellisen intuitiivinen. Aloittelijana et huku lukuisiin valikoihin, vaan löydät nopeasti tarvitsemasi toiminnot.

Sovelluksen käyttö on sujuvaa, ja mikä parasta, se on saatavilla sekä Androidille että iOS:lle. Tämä tarkoittaa, että voit hallita yritystäsi missä vain ja milloin vain. Ja hei, me kaikki tiedämme, että joskus kiireisellä yrittäjällä on aikaa vain silloin, kun on liikkeellä.

Toiminnallisuudet ja edut

Odotettuani vain perusasioita yllätyin siitä, kuinka monipuolinen Odoo oikeastaan on. Se kattaa kaiken asiakashallinnasta (CRM) aina taloushallintoon ja kirjanpitoon. Yksi suosikeistani on projektinhallintatyökalu, joka auttaa pitämään kaikki projektit järjestyksessä ja ajallaan.

Ja ei unohdeta automaatiota! Odoo mahdollistaa monien rutiinitehtävien automatisoinnin, mikä säästää aikaa ja vähentää virheiden riskiä. Tämä on iso plussa, sillä jokainen yrittäjä tietää, kuinka arvokasta aika voi olla.

Hinnoittelu ja räätälöitävyys

Vaikka Odoo tarjoaa ilmaisen version, joka on jo itsessään varsin kattava, monet lisämoduulit ovat maksullisia. Tämä voi aluksi tuntua kalliilta, mutta kun otetaan huomioon, kuinka paljon aikaa ja vaivaa sovellus säästää, se on usein hintansa arvoinen.

Räätälöitävyys on yksi Odoon vahvuuksista. Voit mukauttaa sovelluksen juuri omiin tarpeisiisi sopivaksi. Tämä tarkoittaa, että et maksa turhista ominaisuuksista, joita et koskaan käytä. Lisäksi, jos sinulla on vähänkin koodausosaamista, voit tehdä sovelluksesta juuri sellaisen kuin haluat.

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan, Odoo on vaikuttava työkalu, joka voi mullistaa yrityksesi hallinnan. Se on monipuolinen, helppokäyttöinen ja erittäin mukautuva. Vaikka se ei ehkä ole kaikkein edullisin vaihtoehto, sen tarjoamat hyödyt ja ajan säästö tekevät siitä harkitsemisen arvoisen.

Joten jos etsit ratkaisua, joka tuo kaikki liiketoimintasi toiminnot saman katon alle, Odoo saattaa olla juuri se, mitä tarvitset. Kokeile ja katso itse, kuinka se voi helpottaa arkeasi!